Em uma empresa, a gestão eficiente de documentos é crucial para garantir a preservação da informação, a conformidade legal e a agilidade nas operações. A classificação, organização e arquivamento de documentos seguem normas internas que podem ser influenciadas por critérios como o ciclo de vida do documento e as necessidades de acesso. A escolha de um sistema de classificação, seja ele alfanumérico, por assunto ou cronológico, deve ser alinhada à estrutura organizacional da empresa, garantindo a integridade e a fácil recuperação dos documentos. Considerando a implementação de boas práticas arquivísticas em uma empresa e os requisitos legais para a gestão de documentos, assinale a alternativa correta sobre o processo de classificação, organização e arquivamento de documentos.
- A A classificação de documentos deve se basear exclusivamente no tipo de documento, sem levar em consideração a dinâmica da empresa, pois a única preocupação é separar documentos financeiros, administrativos e operacionais.
- B O processo de organização de documentos em uma empresa pode ser feito de maneira flexível, sem a necessidade de um sistema formal de classificação, pois as demandas organizacionais podem variar constantemente, tornando sistemas rígidos inadequados.
- C A organização de documentos deve seguir uma abordagem estruturada que considere a função de cada documento dentro da organização, utilizando sistemas de classificação padronizados, como o alfanumérico, que facilitam a recuperação e atendem aos requisitos legais e internos de arquivamento.
- D A destinação final dos documentos pode ser decidida sem a aplicação de critérios específicos, já que a empresa tem liberdade para eliminar ou arquivar documentos de acordo com conveniência administrativa, sem necessidade de observar legislações ou normas de gestão de documentos.