Questões de Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário (Arquivologia)

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Diariamente, empresas e organizações recebem correspondências e documentos. São convites, contratos, contas a pagar, correspondências particulares de funcionários etc. Tudo deve ser registrado, expedido para o setor ou o funcionário a que se destina e, finalmente, conforme o caso, arquivado. É no protocolo que se inicia a gestão documental. O protocolo é o serviço encarregado do recebimento, do registro, da classificação, da distribuição, do controle da tramitação e da expedição de documentos. Sendo assim, assinale a alternativa que apresenta tarefa(s) que não faz(em) parte dos serviços de protocolo.

  • A abrir e ler toda e qualquer correspondência recebida
  • B carimbar, com data e número de protocolo, o documento no espaço reservado para esse fim (em geral, no canto superior direito)
  • C registrar, em ficha própria, para onde o documento será encaminhado e o código atribuído a ele quando foi classificado
  • D verificar se há antecedentes dessa correspondência no arquivo e, se houver, providenciar a juntada ou a inserção de documentos
  • E receber de volta documentos vindos dos locais para onde originalmente foram enviados, anotar, em suas respectivas fichas de protocolo, o novo destino que eles terão e providenciar o reenvio

Julgue o item.


Segundo o princípio da cumulatividade, os arquivos refletem a estrutura, as funções e as atividades da entidade produtora/acumuladora, em suas relações internas e externas.

  • Certo
  • Errado

Julgue o item.


Em regra, os documentos devem ser lidos pelo protocolo no momento de sua entrada, a fim de identificar seus assuntos. Isso implica a abertura dos envelopes que chegam lacrados. O setor de protocolo pode, portanto, abrir a correspondência e identificar os dados de todos os documentos para efetuar o registro.

  • Certo
  • Errado

Julgue o item.


Expedição é a entrega dos documentos aos setores por onde os documentos começarão a tramitar. Normalmente, é feita no mesmo dia em que se deu entrada aos documentos no órgão ou, no máximo, no dia seguinte, para que assuntos que exijam urgência não sejam prejudicados por ficarem parados no setor de protocolo.

  • Certo
  • Errado

Julgue o item.


No caso de documentos particulares e sigilosos, o protocolo deverá adotar uma rotina especial, já que estes só podem ser abertos pelo destinatário. O protocolo controla o recebimento e a distribuição (entrega), seja por meio de um livro de protocolo ou de um sistema próprio para isso.

  • Certo
  • Errado