Questões de Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário (Arquivologia)

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A guarda de documentos está entre as rotinas da conferência dos processamentos diários de movimentação de materiais, determinadas no Instrumento Normativo PO29-098 do Metrô-SP. Todos os documentos deverão ser arquivados: físicos e digitalizados. Quanto ao arquivamento dos documentos físicos, assinale a alterativa correta.

  • A Devem ser arquivados na área de reserva pelo período de 1 ano.
  • B Devem ser arquivados na secretaria geral pelo período de 2 anos.
  • C Devem ser arquivados na própria área pelo período de 3 anos.
  • D Devem ser arquivados no estoque geral pelo período de 4 anos.

Assinale a denominação atribuída a setores encarregados do recebimento, registro, distribuição e movimentação dos documentos em curso.

  • A Arquivo.
  • B Processo.
  • C Anexação.
  • D Triagem.
  • E Protocolo.

Considerando a gestão de documentos, é correto afirmar que:

  • A Os documentos de um arquivo apresentam características, conteúdo e formas iguais.
  • B Os documentos de arquivo diferem dos documentos de biblioteca por não serem criados ou produzidos em exemplares múltiplos.
  • C A guarda de documentos em mobiliário ou equipamentos próprios em área que lhes são destinados denomina-se acondicionamento.
  • D Em relação ao tipo de conjunto, os documentos de arquivos são reunidos pelo conteúdo.
  • E Os documentos de arquivo são produzidos para atender apenas finalidades administrativas e jurídicas.

Os documentos que são considerados de caráter permanente e, portanto, não passíveis de descarte, são os seguintes, EXCETO as(os):

  • A pastas e documentos individuais dos alunos.
  • B atas de conselho de classe .
  • C documentos de prestação de contas das unidades executoras.
  • D livros de matrículas.
  • E atas de resultados finais.

Observe o texto e as lacunas.

Na organização dos documentos relativos à matrícula indica-se que eles sejam organizados por ano, podendo-se optar pelo critério ____________________ ou pela ___________________. Quanto às pastas individuais, recomenda-se que, quando estiverem no arquivo de movimento, sejam organizadas ________________ e __________________. Quando estiverem no arquivo permanente, sigam uma ordem alfabética geral. As fichas de matrícula compõem arquivo separado das pastas individuais e devem, também, seguir a organização _______________________ e ______________________. Quando se tornam arquivo permanente, deverão ser anexadas à documentação da pasta individual.

A alternativa que contem os termos que dão o sentido correto ao texto é:

  • A de número de CPF/ ordem alfabética/ por turmas/ em ordem alfabética/ por turmas / em ordem alfabética.
  • B de número de ordem de chegada/ ordem alfabética/ por notas ou conceitos/ em ordem alfabética/ por notas ou conceitos/ em ordem alfabética.
  • C de número de certidão de nascimento/ ordem alfabética/ por turmas/ em ordem alfabética/ por sexo / em ordem de desempenho escolar.
  • D de número de matrícula/ ordem alfabética/ por turmas/ em ordem alfabética/ por turmas / em ordem alfabética.
  • E de número de certidão de nascimento/ ordem alfabética/ por ordem numérica romana/ em ordem alfabética/ por ordem numérica romana / em ordem alfabética.