Entidades públicas e privadas, pessoas e famílias possuem diversidades de conjuntos documentais que registram fatos e informações de diferentes épocas. Esses documentos compõem o patrimônio documental da humanidade, o qual requer medidas de reservação, acesso e promoção do seu conhecimento, independente da origem, formato ou suporte dos documentos.
(KICH, Tassiara Jaqueline Fanck; KONRAD, Glaucia Vieira Ramos. Arranjo e descrição arquivística em processos judiciais. Perspectivas em Ciência da Informação, v. 16, p. 212-227, 2011. p. 214.)
Segundo a Constituição Federal de 1988, a preservação documental:
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A Compete à administração pública e privada, conforme estabelecido em lei, gerenciar a documentação governamental.
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B É responsabilidade tanto da administração pública quanto da privada, gerenciar a documentação governamental e seu livre acesso quando solicitado.
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C Cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem.
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D Compete à administração pública e privada, conforme estabelecido em lei, gerenciar a documentação governamental e garantir seu livre acesso quando solicitado.
