Questões de Avaliação de Documentos (Arquivologia)

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A avaliação é um processo de análise que estabelece os prazos de guarda e a destinação final dos documentos conforme os valores a eles atribuídos e os princípios básicos que deverão nortear a análise da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD). No que diz respeito aos aspectos que a CPAD deve considerar, assinale a alternativa incorreta.

  • A A CPAD deverá desconsiderar a espécie e a apresentação física do documento, independentemente do conteúdo nele contido.
  • B A CPAD deverá desconsiderar a relevância do documento quanto aos valores administrativo, probatório ou histórico.
  • C A CPAD deverá desconsiderar a possibilidade e o custo de reprodução micrográfica.
  • D A CPAD deverá desconsiderar os prazos de prescrição e de decadência de direitos.
  • E A CPAD deverá desconsiderar o custo de arquivamento, os equipamentos e os espaços utilizados.

Um documento é uma carta, um diploma, uma foto ou um escrito que reproduz um acontecimento, uma situação ou uma circunstância. Também pode se tratar de um texto ou um meio qualquer que apresente dados suscetíveis de serem utilizados para comprovar algo. O fato de haver outros meios tecnológicos disponíveis fez com que o conceito de documento fosse ampliado consideravelmente, por meio de links, podcast, vídeos do Youtube, entre outros. E-mails podem ser transformados em documentos com valor jurídico, substituindo as cartas registradas. Isso acontece por meio do acréscimo de elementos técnicos e legais que comprovam o envio e o recebimento de e-mails e documentos eletrônicos. A avaliação e a triagem de documentos consistem, fundamentalmente, em identificar valores e em definir prazos de guarda para os documentos de arquivo, independentemente de seu suporte ser o papel, o filme, a fita magnética, o disquete, o disco ótico ou qualquer outro. No que se refere aos princípios de avaliação arquivística, assinale a alternativa incorreta.

  • A O mérito da avaliação está no fato de permitir preparar o material documental necessário para a pesquisa histórica.
  • B A avaliação é o processo de análise de documentos de arquivo que estabelece os prazos de guarda e a destinação de acordo com os valores que lhes são atribuídos.
  • C A avaliação não visa, em sua essência, à composição de um patrimônio documental.
  • D O valor dos documentos deve ser claramente definido, justificável e, sobretudo, contemporâneo à época ou ao período de sua criação.
  • E Os julgamentos do arquivista devem ser formulados a partir do contexto social. Esse princípio, entretanto, supõe também que os documentos, como tais, não tenham valor intrínseco. Esse valor é atribuído após a avaliação feita pelo arquivista. É importante salientar a esse respeito, porém, que o arquivista é chamado a ouvir a opinião de especialistas para deduzir os valores dominantes que regem tais documentos.
Ao atuar na gestão documental, quais são os instrumentos de gestão que podem ser utilizados?
  • A O Plano de Classificação de Documentos Arquivísticos, a Tabela de Temporalidade Documental e o Manual de Gestão Arquivística de Documentos.
  • B Os Princípios Elementares de Arquivamento, as Regras para Identificação da Idade dos Documentos e os Padrões Comparativos de Documentos.
  • C A Política Nacional de Arquivos Públicos, o Conjunto de Procedimentos e Operações Técnicas e o Arquivamento Definitivo do Acervo Documental.
  • D A Produção e Tramitação de Documentos, a Avaliação de Documentos nas Fases Corrente e Intermediária e o Referencial para Eliminação ou Guarda Permanente.
  • E O Plano de Utilização de Documentos Arquivísticos, o Quadro de Avaliação da Produção Documental no Tempo e a Cartilha de Destinação dos Documentos.

Um dos principais instrumentos da gestão arquivística é a tabela de temporalidade. A respeito dessa ferramenta, avalie as assertivas a seguir e atribua “V” para as que forem verdadeiras e F para as que forem falsas:

( ) A tabela de temporalidade é um instrumento de controle de documentos que tem como base, entre outros elementos, a teoria das três idades.

( ) Visando uma maior padronização nos sistemas de gestão de arquivos, as tabelas de temporalidade dos órgãos públicos e privados brasileiros seguem um mesmo padrão, definido pelo arquivo nacional.

( ) A tabela de temporalidade é uma ferramenta de controle de documentos que define o tempo que cada tipo de documento deve permanecer em cada etapa de arquivamento (corrente, intermediário), bem como sua destinação final, se armazenado no arquivo permanente ou eliminado.

( ) A tabela de temporalidade tem como principal objetivo evidenciar a morosidade dos sistemas de arquivo, facilitando a identificação de gargalos ao longo do processo arquivístico.
Assinale a alternativa que contém a sequência correta, no sentido de cima para baixo.
  • A V, V, F, V
  • B V, F, V, F
  • C F, V, V, V
  • D V, V, V, F
Com relação às técnicas de arquivamento, definimos arranjo como:
  • A O modo de organização dos documentos de valor secundário no arquivo permanente.
  • B A passagem dos documentos do arquivo corrente para o permanente ou do arquivo intermediário para o permanente.
  • C A passagem dos documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário.
  • D O cumprimento do prazo determinado pela tabela de temporalidade do arquivo e, posteriormente, da sua destinação final.