Questões de Digitalização de Documentos (Arquivologia)

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Com relação à gestão documental, diferentes métodos são empregados para a reprodução de documentos, garantindo a preservação das informações. Um dos processos mais utilizados é a cópia eletrostática, amplamente adotada em ambientes administrativos. Sobre esse processo, assinale a alternativa correta.

  • A A cópia obtida por processo eletrostático só pode ser feita por meio da crisografia.
  • B A cópia obtida por processo eletrostático é conhecida como Cópia Azul.
  • C A cópia obtida por processo eletrostático é conhecida como Cópia Carbono.
  • D A cópia obtida por processo eletrostático é conhecida como Xerox.

A digitalização de documentos é um processo que exige recursos e técnicas específicas para garantir a qualidade e a autenticidade das informações convertidas para o meio digital. Considerando a digitalização de documentos, marque V para as afirmativas verdadeiras e F para as falsas.

( ) Existe uma resolução no CONARQ que orienta sobre a digitalização e o descarte de originais.
( ) A presunção de autenticidade exige mecanismos como certificação digital.
( ) A digitalização permite substituir os originais físicos imediatamente, independentemente de análise jurídica.
( ) O uso de metadados descritivos e técnicos é essencial para o gerenciamento de documentos digitalizados.
( ) A qualidade da digitalização deve ser padronizada, conforme as especificações legais e técnicas. A sequência está correta em

  • A V, V, V, V, V.
  • B F, V, F, F, F.
  • C F, F, V, F, F.
  • D V, V, F, V, V.
  • E F, F, F, F, F.

A digitalização de documentos deve seguir normas técnicas que garantam a autenticidade, a integridade e a acessibilidade dos registros ao longo do tempo. NÃO atende aos requisitos técnicos de digitalização:

  • A Adotar mecanismos de certificação digital para validar os documentos.
  • B Utilizar resolução adequada ao tipo de documento para preservar legibilidade.
  • C Seguir padrões internacionais, como o PDF/A, para preservação de longo prazo.
  • D Garantir que os documentos digitalizados sejam indexados em sistemas de GED.
  • E Salvar os arquivos digitalizados em formato JPG, por ser amplamente compatível.

Assinale quais equipamentos são usados para a digitalização de documentos planos em folha simples, de documentos encadernados que necessitem de compensação de lombada, de forma a garantir a integridade física dos mesmos, bem como para os documentos fisicamente frágeis, já que não ocorre nenhuma forma de tração ou pressão mecânica sobre os documentos.

  • A Escâneres de mesa (flat bed).
  • B Processador de arquivamento Prostar.
  • C Câmeras digitais.
  • D Escâneres planetários.

Ao digitalizar documentos em um ambiente corporativo, é importante assegurar que as versões digitalizadas preservem a integridade e a qualidade das informações originais.
Assinale a alternativa correta, considerando as boas práticas no processo de digitalização.

  • A É sempre preferível digitalizar documentos em cores, pois isso reduz o tamanho do arquivo final quando comparado ao modo preto e branco.
  • B Documentos confidenciais devem ser protegidos por criptografia após a digitalização, especialmente quando forem armazenados em um ambiente digital.
  • C Escanear documentos em baixa resolução (72 DPI) sempre é suficiente, independentemente do tipo de documento.
  • D Para garantir a acessibilidade, é recomendável salvar todos os documentos escaneados no formato de imagem (.jpg) sem qualquer compressão.
  • E O uso de OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) é desnecessário quando o documento escaneado é apenas para fins de arquivamento.