Questões de Diagnóstico de Arquivos (Arquivologia)

Arquivologia Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário | Classificação de Documentos | Administração de Arquivos | Diagnóstico de Arquivos

Prefeitura de João Alfredo - Secretário Escolar Aplicação em 05/04/2025 - ADM&TEC (2025)

O Secretário Escolar realiza um diagnóstico do arquivo corrente e identifica grande volume de correspondências oficiais e formulários de rematrícula que se misturam às circulares pedagógicas. Para separar os documentos de forma a refletir a origem, a funcionalidade e a temporalidade de cada tipo, é preciso:

A Estabelecer séries distintas para ofícios e avisos, matrículas e comunicados internos, vinculando cada grupo a códigos hierárquicos e datas de produção.
B Unificar todos os documentos em uma série geral, rotulando as pastas pelo mês de criação, sem delimitação de categorias ou tipos.
C Direcionar os formulários e as circulares a um único grupo, mantendo códigos idênticos para documentos internos ou externos, e separar apenas as correspondências por tempo de guarda.
D Classificar as circulares pedagógicas junto às correspondências, adotando subpastas em intervalos anuais e realocando os formulários de matrícula em arquivos intermediários, sem registro de procedência ou função.

Arquivologia Administração de Arquivos | Diagnóstico de Arquivos

Tribunal Regional do Trabalho - 10ª REGIÃO (DF e TO) Analista Judiciário – Área: Apoio Especializado – Especialidade: Arquivologia - CESPE/CEBRASPE (2025)

A respeito da gestão de documentos e do diagnóstico da situação arquivística, julgue o item a seguir.

O diagnóstico da situação arquivística do tipo minimalista tem como objetivo o desenvolvimento de redes interinstitucionais de arquivo.

Certo
Errado

Arquivologia Administração de Arquivos | Diagnóstico de Arquivos

Câmara de Araraquara - Diversos Cargos - Instituto Consulplan (2025)

O diagnóstico de arquivos é um instrumento essencial para compreender a situação atual de um acervo documental, identificando suas necessidades e propondo soluções eficazes. Para realizá-lo, é necessário analisar aspectos como organização, condições ambientais, conservação dos documentos e adequação dos recursos disponíveis. Qual alternativa descreve corretamente um elemento essencial do diagnóstico de arquivos?

A Aplica-se apenas a arquivos históricos, sem considerar os arquivos correntes e intermediários.
B Avalia exclusivamente a periodicidade de eliminação de documentos, priorizando a redução do volume de acervos.
C Ignora questões financeiras da instituição, concentrando-se apenas na organização física e intelectual dos documentos.
D Tem como foco principal a digitalização de todos os documentos, independentemente de sua importância jurídica ou administrativa.
E Inclui a identificação de condições ambientais inadequadas, como umidade elevada e variações de temperatura, que impactam negativamente a preservação documental.

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Câmara de Araraquara - Diversos Cargos - Instituto Consulplan (2025)

O diagnóstico de arquivos é uma etapa indispensável para a elaboração de um plano de gestão documental eficaz. Ele permite identificar problemas que comprometem a eficiência dos arquivos, como a falta de padronização na classificação de documentos, o acúmulo desordenado de materiais sem utilidade administrativa e as condições ambientais inadequadas. Após essa identificação, é necessário propor ações que possam resolver essas questões e garantir a melhoria contínua da gestão documental. Trata-se de uma continuidade para o parágrafo principal, alinhada aos princípios arquivísticos:

A Priorizar a aquisição de novos equipamentos e mobiliário, mesmo sem análise detalhada do impacto dessas mudanças na gestão do acervo.
B Enfatizar a reorganização dos documentos exclusivamente de acordo com sua frequência de uso, garantindo acesso imediato aos registros mais consultados.
C Priorizar a eliminação de documentos antigos e pouco utilizados, independentemente de sua relevância administrativa ou jurídica, para liberar espaço físico no acervo.
D Envolver a definição de um cronograma de digitalização para todos os documentos, eliminando gradualmente os arquivos físicos, que representam maior risco de deterioração.
E Incluir a implantação de um sistema de classificação padronizado, a definição de responsabilidades claras para os gestores e o controle rigoroso das condições ambientais nos locais de armazenamento.

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Câmara de Araraquara - Diversos Cargos - Instituto Consulplan (2025)

O diagnóstico de arquivos deverá ser conduzido de forma sistemática, identificando os problemas e estabelecendo prioridades para a implementação de melhorias. Isso requer uma visão integrada dos aspectos técnicos, administrativos e de infraestrutura que influenciam a gestão documental. Trata-se de um componente essencial para a elaboração de um diagnóstico de arquivos:

A O diagnóstico se concentra unicamente na produção documental recente, descartando a necessidade de avaliar documentos acumulados.
B A análise da infraestrutura física deverá incluir apenas a disponibilidade de espaço para armazenamento, desconsiderando o estado das instalações.
C A identificação de lacunas no planejamento documental é crucial para alinhar a gestão de arquivos aos objetivos institucionais e à legislação vigente.
D O levantamento das condições dos acervos deverá priorizar documentos em formato digital, já que são mais acessíveis e menos propensos a danos.
E A avaliação dos recursos humanos deverá limitar-se ao número de funcionários disponíveis, sem considerar suas competências específicas em gestão documental.