Questões de Diagnóstico de Arquivos (Arquivologia)

Arquivologia Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário | Classificação de Documentos | Administração de Arquivos | Diagnóstico de Arquivos

Prefeitura de João Alfredo - Secretário Escolar Aplicação em 05/04/2025 - ADM&TEC (2025)

O Secretário Escolar realiza um diagnóstico do arquivo corrente e identifica grande volume de correspondências oficiais e formulários de rematrícula que se misturam às circulares pedagógicas. Para separar os documentos de forma a refletir a origem, a funcionalidade e a temporalidade de cada tipo, é preciso:

A Estabelecer séries distintas para ofícios e avisos, matrículas e comunicados internos, vinculando cada grupo a códigos hierárquicos e datas de produção.
B Unificar todos os documentos em uma série geral, rotulando as pastas pelo mês de criação, sem delimitação de categorias ou tipos.
C Direcionar os formulários e as circulares a um único grupo, mantendo códigos idênticos para documentos internos ou externos, e separar apenas as correspondências por tempo de guarda.
D Classificar as circulares pedagógicas junto às correspondências, adotando subpastas em intervalos anuais e realocando os formulários de matrícula em arquivos intermediários, sem registro de procedência ou função.

Arquivologia Administração de Arquivos | Funções arquivísticas | Diagnóstico de Arquivos

Câmara de Araraquara-2 - Analista em Informação - Instituto Consulplan (2025)

O diagnóstico de arquivos é uma etapa indispensável para a elaboração de um plano de gestão documental eficaz. Ele permite identificar problemas que comprometem a eficiência dos arquivos, como a falta de padronização na classificação de documentos, o acúmulo desordenado de materiais sem utilidade administrativa e as condições ambientais inadequadas. Após essa identificação, é necessário propor ações que possam resolver essas questões e garantir a melhoria contínua da gestão documental. Trata-se de uma continuidade para o parágrafo principal, alinhada aos princípios arquivísticos:

A Priorizar a aquisição de novos equipamentos e mobiliário, mesmo sem análise detalhada do impacto dessas mudanças na gestão do acervo.
B Enfatizar a reorganização dos documentos exclusivamente de acordo com sua frequência de uso, garantindo acesso imediato aos registros mais consultados.
C Priorizar a eliminação de documentos antigos e pouco utilizados, independentemente de sua relevância administrativa ou jurídica, para liberar espaço físico no acervo.
D Envolver a definição de um cronograma de digitalização para todos os documentos, eliminando gradualmente os arquivos físicos, que representam maior risco de deterioração.
E Incluir a implantação de um sistema de classificação padronizado, a definição de responsabilidades claras para os gestores e o controle rigoroso das condições ambientais nos locais de armazenamento.

Arquivologia Administração de Arquivos | Diagnóstico de Arquivos

Câmara de Araraquara-2 - Analista em Informação - Instituto Consulplan (2025)

O diagnóstico de arquivos é um instrumento essencial para compreender a situação atual de um acervo documental, identificando suas necessidades e propondo soluções eficazes. Para realizá-lo, é necessário analisar aspectos como organização, condições ambientais, conservação dos documentos e adequação dos recursos disponíveis. Qual alternativa descreve corretamente um elemento essencial do diagnóstico de arquivos?

A Aplica-se apenas a arquivos históricos, sem considerar os arquivos correntes e intermediários.
B Avalia exclusivamente a periodicidade de eliminação de documentos, priorizando a redução do volume de acervos.
C Ignora questões financeiras da instituição, concentrando-se apenas na organização física e intelectual dos documentos.
D Tem como foco principal a digitalização de todos os documentos, independentemente de sua importância jurídica ou administrativa.
E Inclui a identificação de condições ambientais inadequadas, como umidade elevada e variações de temperatura, que impactam negativamente a preservação documental.

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Câmara de Araraquara - Analista em Informação - Instituto Consulplan (2025)

O diagnóstico de arquivos deverá ser conduzido de forma sistemática, identificando os problemas e estabelecendo prioridades para a implementação de melhorias. Isso requer uma visão integrada dos aspectos técnicos, administrativos e de infraestrutura que influenciam a gestão documental. Trata-se de um componente essencial para a elaboração de um diagnóstico de arquivos:

A O diagnóstico se concentra unicamente na produção documental recente, descartando a necessidade de avaliar documentos acumulados.
B A análise da infraestrutura física deverá incluir apenas a disponibilidade de espaço para armazenamento, desconsiderando o estado das instalações.
C A identificação de lacunas no planejamento documental é crucial para alinhar a gestão de arquivos aos objetivos institucionais e à legislação vigente.
D O levantamento das condições dos acervos deverá priorizar documentos em formato digital, já que são mais acessíveis e menos propensos a danos.
E A avaliação dos recursos humanos deverá limitar-se ao número de funcionários disponíveis, sem considerar suas competências específicas em gestão documental.

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Câmara de Araraquara - Diversos Cargos - Instituto Consulplan (2025)

A avaliação do volume de produção, recepção e capacidade de armazenamento dos documentos em uma instituição faz parte da atividade de diagnóstico documental. Essa análise sistemática identifica possíveis falhas ou inconsistências na organização, armazenamento e acesso aos documentos, além de possibilitar o planejamento de ações corretivas e preventivas. Considera-se, nesse processo, não apenas a quantidade de documentos acumulados, mas também a infraestrutura disponível e os critérios de arquivamento adotados, como a utilização de caixas padronizadas para acomodação e preservação do acervo:

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Tendo em vista que cada caixa armazena 300 documentos, os dados coletados permitiram gerar algumas inferências sobre a situação atual da gestão documental; analise-as e assinale a INCORRETA.

A No setor jurídico, há um deficit de arquivamento, pois o número de caixas necessárias excede à capacidade disponível.
B No setor de administração, a capacidade de arquivamento é suficiente para os documentos acumulados ao longo do ano.
C A capacidade de arquivamento do setor de recursos humanos é proporcional à necessidade anual de documentos, sem apresentar deficit.
D No setor de recursos humanos, o número de caixas necessárias está dentro da capacidade de arquivamento anual, não apresentando deficit.
E O setor jurídico acumula, ao longo do ano, mais documentos do que o setor de administração, o que justifica a diferença na capacidade de arquivamento entre eles.