O Secretário Escolar realiza um diagnóstico do arquivo corrente e identifica grande volume de correspondências oficiais e formulários de rematrícula que se misturam às circulares pedagógicas. Para separar os documentos de forma a refletir a origem, a funcionalidade e a temporalidade de cada tipo, é preciso:
- A Estabelecer séries distintas para ofícios e avisos, matrículas e comunicados internos, vinculando cada grupo a códigos hierárquicos e datas de produção.
- B Unificar todos os documentos em uma série geral, rotulando as pastas pelo mês de criação, sem delimitação de categorias ou tipos.
- C Direcionar os formulários e as circulares a um único grupo, mantendo códigos idênticos para documentos internos ou externos, e separar apenas as correspondências por tempo de guarda.
- D Classificar as circulares pedagógicas junto às correspondências, adotando subpastas em intervalos anuais e realocando os formulários de matrícula em arquivos intermediários, sem registro de procedência ou função.