A classificação de documentos é uma etapa crucial na organização e gestão da informação, sendo fundamental para a eficiência operacional, preservação e acessibilidade dos dados. Existem diferentes tipos de sistemas de classificação, cada um adequado às necessidades específicas de organização, recuperação e arquivamento de documentos. Os principais tipos incluem a classificação por assunto, cronológica, alfanumérica e geográfica. A escolha do sistema de classificação depende de fatores como a natureza dos documentos, a frequência de acesso e as exigências legais. Considerando as diferentes abordagens para a classificação documental, qual das alternativas abaixo descreve corretamente a aplicação dos tipos de classificação de documentos em uma organização?
- A A classificação alfanumérica deve ser usada exclusivamente para documentos com grande volume e baixa rotatividade, enquanto a classificação por assunto é adequada apenas para documentos de caráter jurídico.
- B A classificação por assunto é ideal para documentos que envolvem temas ou áreas específicas, enquanto a classificação cronológica é mais indicada para documentos que exigem acompanhamento temporal, como contratos ou correspondências.
- C A classificação cronológica é mais indicada quando se busca organizar documentos com base na natureza das informações, independentemente de quando foram criados ou de sua relevância temporal.
- D A classificação geográfica é a abordagem mais comum para todos os tipos de documentos, pois organiza as informações com base na localização geográfica dos autores ou destinatários dos documentos.