Questões de Correspondência Oficial (Arquivologia)

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A expedição de correspondência é uma parte da gestão de documentos em uma organização. Ela envolve o processo de registro e encaminhamento adequado de documentos, garantindo que a comunicação seja eficiente e segura. Analise dos itens abaixo, qual apresenta corretamente uma prática fundamental no processo de expedição de correspondência:

I.O registro de correspondência deve incluir dados como a data de envio, destinatário, remetente e a descrição do conteúdo, para garantir rastreabilidade.
II.Após o registro, a correspondência deve ser encaminhada diretamente ao destinatário sem qualquer conferência.
III.A correspondência deve ser apenas registrada no sistema quando for considerada urgente, independentemente do conteúdo.

Após análise, assinale a alternativa correta.

  • A Apenas os itens II e III estão corretos.
  • B Apenas os itens I e III estão corretos.
  • C Apenas os itens I e II estão corretos.
  • D Apenas o item I está correto.
  • E Os itens I, II e III estão corretos.

No processo de encaminhamento de documentos oficiais, é essencial garantir a correta tramitação da informação dentro da organização. Assinale a alternativa correta sobre boas práticas no encaminhamento de documentos:

  • A Documentos devem ser encaminhados seguindo fluxos predefinidos, com registro em sistemas de protocolo para garantir a rastreabilidade.
  • B Uma vez encaminhado, um documento oficial não pode ser redistribuído para outro setor, mesmo que a análise inicial tenha sido equivocada.
  • C O encaminhamento de documentos pode ser feito sem registro formal, desde que haja comunicação verbal entre os setores envolvidos.
  • D A tramitação de documentos não exige prazos específicos, pois cada setor pode definir livremente o tempo de análise e resposta.

O Livro de Correspondência é uma ferramenta essencial no gerenciamento de documentos em diversas organizações. Considerando as funções e a importância do Livro de Correspondência em uma organização, analise as afirmativas a seguir e assinale a alternativa correta:

  • A O Livro de Correspondência é utilizado exclusivamente para registrar documentos enviados pela organização, não sendo aplicável para registros de correspondências recebidas.
  • B A principal finalidade do Livro de Correspondência é garantir a confidencialidade das comunicações, sendo acessado apenas por autoridades superiores.
  • C A utilização do Livro de Correspondência é obrigatória apenas em órgãos governamentais, não sendo utilizado em empresas privadas.
  • D O Livro de Correspondência contribui para o acompanhamento das comunicações, assegurando a integridade das informações e melhorando a eficiência dos processos administrativos internos.
  • E O Livro de Correspondência é uma ferramenta eletrônica utilizada apenas em organizações de grande porte, dispensando o uso de versão física.

Sobre os diferentes tipos de correspondência, que variam conforme o objetivo, o emissor e o receptor, analise as afirmações a seguir e assinale a alternativa correta:

  • A A correspondência comercial distingue-se por tratar de transações ou assuntos ligados ao setor industrial ou de comércio, com foco em relações profissionais e negociais.
  • B A correspondência particular, familiar ou social pode ser utilizada para abordar questões bancárias e comerciais desde que o destinatário seja uma pessoa física.
  • C A correspondência bancária e a comercial são idênticas em essência, pois ambas tratam exclusivamente de assuntos financeiros e empresariais.
  • D A correspondência oficial caracteriza-se pela ausência de formalidade e destina-se exclusivamente à troca de informações íntimas ou emocionais entre familiares.
  • E O tipo de correspondência não interfere no formato ou no tom da comunicação, sendo todas redigidas de maneira uniforme independentemente do propósito.

A correspondência é toda forma de comunicação transitada entre servidores e órgão de uma instituição. Quando se trata de interesse específico das atividades de uma instituição, é classificada como:

  • A oficial
  • B textual
  • C escrita
  • D privada
  • E particular