Questões de Protocolo (Arquivologia)

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Entre as várias definições do vocábulo “protocolo” constantes do dicionário on-line de português, há duas que mais se ligam ao gerenciamento da informação e à gestão de documentos. São elas: ata, nota ou registro dos documentos governamentais, dos atos oficiais, da correspondência de um governo ou tribunal, de uma empresa, universidade etc.; subdivisão de uma repartição pública (ou empresa privada) em que se registram e se recebem os requerimentos, documentos ou processos. O serviço de protocolo nas repartições públicas é enorme, uma vez que é por meio dele que os papéis transitam, isto é, entram, são registrados, saem ou são arquivados. No protocolo, qualquer documento é recepcionado, registrado, numerado, carimbado e, em seguida, enviado a seu destino, conforme o seu teor ou a sua necessidade. Não faz(em) parte dos serviços do protocolo

  • A receber toda a correspondência.
  • B separar a correspondência oficial de caráter ostensivo, ou seja, aquela que pode ser aberta e mostrada, abrindo-a e lendo-a para verificar se existem antecedentes dessa correspondência no arquivo e, se houver, providenciar para que sejam agrupados.
  • C abrir e ler toda a correspondência particular para melhor distribuí-la a seus destinatários.
  • D carimbar o documento no espaço reservado para tal fim (de preferência com um carimbo que inclua a data e o número de protocolo) e registrar para onde o documento será encaminhado e o código atribuído a ele quando foi classificado.
  • E encaminhar os papéis ao setor responsável por arquivá-lo, quando necessário.

Em relação às atividades de protocolo e de arquivo, julgue o item.

Um documento classificado como ostensivo, em razão de sua natureza restrita, deve ser tramitado pelo protocolo em envelope lacrado.

  • Certo
  • Errado

Em relação às atividades de protocolo e de arquivo, julgue o item.

Se o setor de protocolo receber um envelope lacrado, contendo o nome do colaborador da instituição e o cargo que ele exerce, o item deverá ser considerado como uma correspondência oficial.

  • Certo
  • Errado

Em relação às atividades de protocolo e de arquivo, julgue o item.

Os memorandos, os despachos e as circulares podem ser compreendidos como correspondências internas.

  • Certo
  • Errado

O setor de protocolo deve ter uma rotina com uma série de procedimentos que permitem um efetivo controle na tramitação dos documentos, para uma melhor organização da Administração.


Neste sentido, marque a alternativa CORRETA.

  • A Documentos particulares e sigilosos devem ser abertos pelo protocolo, para fazer o registro do assunto.
  • B Documentos particulares e sigilosos não podem ser abertos pelo protocolo. Somente deve-se fazer o controle de recebimento e realizar a entrega ao destinatário.
  • C Os funcionários do setor de protocolo não devem fazer o registro das correspondências recebidas.
  • D Os funcionários do setor de protocolo não devem fazer a separação dos documentos para identificar a área responsável por aquele assunto, a quem deverá ser entregue o documento.