Resumo de Arquivologia - Gestão de Documentos Eletrônicos – GDE

Gestão de Documentos Eletrônicos – GDE

Gestão de Documentos Eletrônicos (GDE) – Resumo para Concursos

1. Conceito de GDE

A Gestão de Documentos Eletrônicos (GDE) é um conjunto de práticas e tecnologias voltadas para a criação, organização, armazenamento, recuperação, preservação e eliminação de documentos digitais, garantindo sua integridade, autenticidade e acesso controlado.

2. Objetivos da GDE

• Assegurar a preservação e o acesso a documentos digitais;
• Garantir conformidade com legislação e normas arquivísticas;
• Otimizar processos organizacionais;
• Reduzir custos com armazenamento físico;
• Facilitar a recuperação da informação.

3. Principais Normas e Legislação

• Lei nº 12.527/2011 (Lei de Acesso à Informação): Regula o acesso a informações públicas, incluindo documentos eletrônicos.
• Decreto nº 10.278/2020: Estabelece diretrizes para a gestão de documentos digitais no âmbito federal.
• ISO 15489: Norma internacional sobre gestão de documentos.
• e-ARQ Brasil: Modelo de requisitos para sistemas de arquivamento eletrônico.

4. Ciclo de Vida dos Documentos Eletrônicos

1. Produção: Criação ou recebimento do documento.
2. Utilização: Acesso e tramitação.
3. Armazenamento: Guarda organizada em repositórios digitais.
4. Preservação: Manutenção da autenticidade e integridade.
5. Destinação: Eliminação ou recolhimento para arquivo permanente.

5. Desafios da GDE

• Obsolescência tecnológica;
• Garantia de autenticidade e integridade;
• Gestão de metadados;
• Segurança da informação;
• Interoperabilidade entre sistemas.

6. Sistemas de Gerenciamento

Ferramentas como ECM (Enterprise Content Management) e GED (Gestão Eletrônica de Documentos) são utilizadas para implementar a GDE, oferecendo funcionalidades como:

• Controle de versões;
• Indexação e busca;
• Fluxos de trabalho (workflow);
• Assinatura digital.

7. Dicas para Concursos

• Foque em normas como e-ARQ Brasil e Decreto nº 10.278/2020;
• Entenda as diferenças entre GDE, GED e ECM;
• Estude casos práticos de preservação digital;
• Revise termos como metadados, assinatura digital e timestamp.