Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário
Gestão de Documentos e Arquivos Corrente e Intermediário
1. Conceitos Básicos
A Gestão de Documentos é o conjunto de procedimentos técnicos e administrativos que visam o controle eficiente da produção, tramitação, uso, avaliação e destinação de documentos em uma organização. Divide-se em duas fases principais:
- Arquivo Corrente: Documentos em uso frequente, vinculados às atividades diárias.
- Arquivo Intermediário: Documentos de uso esporádico, aguardando destinação final (eliminação ou guarda permanente).
2. Arquivo Corrente
Características e procedimentos:
- Documentos ativos, com consulta constante.
- Armazenamento próximo às unidades produtoras.
- Classificação e ordenação conforme tabela de temporalidade.
- Controle de empréstimo e tramitação.
- Uso de sistemas de arquivamento (numérico, alfabético, geográfico, etc.).
3. Arquivo Intermediário
Principais aspectos:
- Documentos sem uso frequente, mas com valor administrativo, legal ou fiscal.
- Armazenamento em área específica, com acesso controlado.
- Prazo de guarda definido por tabela de temporalidade.
- Eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente após cumprir o prazo.
- Redução de custos com espaço físico no setor produtivo.
4. Instrumentos de Gestão
Ferramentas essenciais:
- Tabela de Temporalidade: Define prazos de guarda e destinação final.
- Plano de Classificação: Organiza documentos por assuntos ou funções.
- Protocolo: Controla tramitação e acesso aos documentos.
5. Legislação Aplicada
Principais normas:
- Lei nº 8.159/1991 (Política Nacional de Arquivos).
- Decreto nº 10.278/2020 (Gestão de Documentos na Administração Federal).
- Normas ISAD(G) e NOBRADE.