Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED
Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) – Resumo para Concursos
1. Conceito de GED
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é um sistema que permite a captura, armazenamento, organização, recuperação e distribuição de documentos digitais. Ele substitui ou complementa o arquivamento físico, otimizando processos e reduzindo custos.
2. Objetivos do GED
- Eliminar ou reduzir o uso de papel.
- Facilitar o acesso e a recuperação de documentos.
- Garantir a preservação e a segurança da informação.
- Automatizar fluxos de trabalho (workflow).
- Cumprir exigências legais de armazenamento.
3. Componentes do GED
- Captura: Digitalização de documentos físicos ou recebimento de arquivos digitais.
- Armazenamento: Uso de bancos de dados ou sistemas em nuvem.
- Indexação: Atribuição de metadados para facilitar buscas.
- Recuperação: Mecanismos de busca rápida (por texto, data, autor, etc.).
- Segurança: Controle de acesso, backups e criptografia.
4. Vantagens do GED
- Redução de espaço físico para arquivamento.
- Maior eficiência na gestão documental.
- Compartilhamento ágil de informações.
- Conformidade com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).
5. Desafios do GED
- Custo inicial de implantação.
- Necessidade de treinamento de usuários.
- Dependência de infraestrutura tecnológica.
- Riscos de perda de dados (ex.: ataques cibernéticos).
6. Diferença entre GED e ECM
O ECM (Enterprise Content Management) é uma evolução do GED, abrangendo também a gestão de conteúdos não estruturados (vídeos, e-mails, redes sociais) e integrando-se a outros sistemas corporativos.
7. Legislação Relevante
- Lei nº 13.709/2018 (LGPD) – Proteção de dados pessoais.
- Decreto nº 10.278/2020 – Regulamenta a digitalização de documentos públicos.
- Normas ISO 15489 e ISO 30301 – Gestão de documentos.
Dica para Concursos
Foque em conceitos básicos, diferenças entre GED/ECM, vantagens e legislação correlata. Questões costumam abordar casos práticos de aplicação.