Digitalização de Documentos
Digitalização de Documentos em Arquivologia
A digitalização de documentos é o processo de conversão de arquivos físicos em formato digital, visando preservação, acesso rápido e redução de espaço físico. É um tema recorrente em concursos públicos de Arquivologia.
Objetivos da Digitalização
Os principais objetivos incluem: preservação de documentos frágeis, facilidade de acesso e compartilhamento, redução de custos com armazenamento e conformidade com leis de gestão documental.
Etapas do Processo
1. Seleção: Definir quais documentos serão digitalizados com base em valor legal e temporal.
2. Preparação: Organizar e higienizar os documentos físicos.
3. Digitalização: Uso de scanners ou câmeras para captura das imagens.
4. Controle de Qualidade: Verificar legibilidade e integridade dos arquivos.
5. Indexação: Incluir metadados para recuperação eficiente.
6. Armazenamento: Guardar em sistemas seguros com backup.
Formatos de Arquivos Comuns
• PDF/A: Padrão para preservação a longo prazo.
• TIFF: Alta qualidade, usado para imagens.
• JPEG: Compactado, ideal para fotos.
Legislação Relevante
• Lei nº 12.527/2011 (Lei de Acesso à Informação).
• Decreto nº 10.278/2020 (Política de Governo Digital).
• Normas ISO como a 14.489 (gestão de documentos eletrônicos).
Vantagens e Desafios
Vantagens: Acesso remoto, economia de espaço, maior durabilidade.
Desafios: Custo inicial alto, necessidade de atualização tecnológica e riscos de segurança digital.
Dicas para Concursos
• Foque em normas e legislações relacionadas.
• Estude casos práticos de indexação e metadados.
• Entenda diferenças entre formatos de arquivo e suas aplicações.