Definições / Fases da Gestão de Documentos
Definições e Fases da Gestão de Documentos em Arquivologia
1. Conceito de Gestão de Documentos
A Gestão de Documentos é um conjunto de procedimentos e operações técnicas que visam o controle eficiente da produção, tramitação, uso, avaliação e destinação final de documentos em órgãos públicos ou privados, garantindo acesso, preservação e eficiência administrativa.
2. Fases da Gestão de Documentos
2.1. Produção / Criação
Fase inicial onde os documentos são gerados ou recebidos por uma instituição. Envolve padronização de formatos, metadados e critérios de autenticidade para assegurar sua validade.
2.2. Tramitação / Distribuição
Processo de circulação do documento dentro da organização, incluindo registro, classificação e controle de prazos. Objetiva agilizar fluxos e garantir rastreabilidade.
2.3. Uso / Acesso
Fase de utilização dos documentos para fins administrativos, legais ou operacionais. Requer políticas de acesso, confidencialidade e compartilhamento conforme a legislação (ex.: LGPD).
2.4. Avaliação / Seleção
Análise crítica para definir prazos de guarda e destinação (eliminação ou arquivamento permanente), com base em valores primários (administrativos, legais, fiscais) e secundários (históricos, culturais). Utiliza Tabelas de Temporalidade (TTD).
2.5. Arquivamento / Preservação
Armazenamento organizado em arquivos correntes, intermediários ou permanentes, conforme ciclo vital dos documentos. Inclui conservação física e digital para evitar deterioração.
2.6. Destinação Final
Última etapa, onde os documentos são eliminados (após cumprimento de prazos) ou recolhidos a arquivos permanentes para preservação da memória institucional, seguindo normas do CONARQ.
3. Importância para Concursos
Em provas, é comum cobrarem: diferenças entre fases, TTD, ciclo vital dos documentos (Teoria das Três Idades) e legislação arquivística (ex.: Lei nº 8.159/1991). Recomenda-se estudar casos práticos de aplicação.