Correspondência Oficial
Correspondência Oficial em Arquivologia para Concursos Públicos
1. Conceito e Finalidade
A correspondência oficial é a comunicação escrita utilizada por órgãos públicos para tratar de assuntos administrativos, legais ou institucionais. Sua finalidade é assegurar padronização, clareza e formalidade nas comunicações governamentais.
2. Tipos de Documentos Oficiais
Principais tipos:
- Ofício: Comunicação externa entre órgãos públicos ou com entidades privadas.
- Memorando: Comunicação interna entre setores do mesmo órgão.
- Portaria: Ato administrativo com força normativa.
- Despacho: Decisão ou determinação de autoridade.
- Aviso e Circular: Comunicações para divulgação de informações.
3. Estrutura Básica
Elementos essenciais (Modelo padrão):
- Cabeçalho (logotipo e identificação do órgão)
- Número e código de classificação
- Local e data
- Assunto (resumo objetivo)
- Destinatário
- Texto (introdução, desenvolvimento e conclusão)
- Fechamento e assinatura
4. Características Fundamentais
- Linguagem formal e impessoal
- Objetividade e clareza
- Uso de vocabulário técnico adequado
- Conformidade com normas da ABNT (NBR 12256 para correspondência oficial)
5. Classificação e Arquivo
Princípios arquivísticos aplicados:
- Temporalidade (prazos de guarda)
- Ordenação cronológica ou numérica
- Indexação por assunto ou remetente/destinatário
- Controle via protocolo (registro e tramitação)
6. Aspectos Relevantes para Concursos
- Diferença entre documentos oficiais e particulares
- Protocolos de recebimento e expedição
- Sigilo e acesso à informação (Lei 12.527/2011)
- Digitalização e gestão eletrônica de documentos