Para produzir um fundo de arquivo, uma organização, entidade, seja ela pública ou privada, deve possuir os seguintes elementos, exceto:
- A atribuições precisas e estáveis.
- B posição no seio da hierarquia administrativa definida com exatidão.
- C política arquivística institucional independente e autônoma.
- D chefia responsável, gozando de poder de decisão.
- E organização interna conhecida e fixada em um organograma.