Como explicita o Manual de Redação da Presidência da República, a utilização do e-mail para a comunicação tornou-se prática comum, não só em âmbito privado, mas também na administração pública. O termo e-mail pode ser empregado com três sentidos, um deles é:
- A como endereço para correspondência física
- B como único instrumento oficial de comunicação na administração pública
- C como gênero textual, podendo ser considerado um documento oficial, assim como o ofício
- D como sistema de transmissão de mensagens eletrônicas apenas entre funcionários da administração, por causa de seu alto custo e morosidade