Arquivo é um termo com significados distintos. Quando se usa essa palavra é possível estar-se referindo a um móvel, um prédio, uma instituição, um dossiê de documentos. Para fins da lei Federal 8.159, de 08 de janeiro de 1991, considera-se arquivo:
- A conjunto de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.
- B conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
- C conjunto de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos, no exercício de suas atividades.
- D conjunto de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades.