Na Redação Oficial, a impessoalidade e a publicidade devem ser observadas. Para tanto, um servidor, que ocupa um cargo de chefia, quando se ausenta, é substituído por um outro, conforme portaria ou regulamento vigente. Desse modo, José Faria, diretor do Instituto de Química, ausentou-se para gozo do período de férias. André Lima, vice-diretor, assumiu a direção pelo período correspondente.
Considerando esse contexto e o que preconiza o Manual de Redação da Presidência da República, na identificação do signatário, depois do nome do cargo, é possível utilizar os termos interino e substituto, observando que:
- A Substituto é aquele designado para exercer as atribuições de cargo público vago ou no caso de afastamento e impedimentos legais ou regulamentares do titular, e o termo deve ser utilizado depois do nome do cargo, com hífen, sem vírgula e em minúsculo (ex.: Diretor-substituto).
- B Substituto é aquele designado para exercer as atribuições de cargo público vago ou no caso de afastamento e impedimentos legais ou regulamentares do titular, e o termo deve ser utilizado depois do nome do cargo, sem hífen, sem vírgula e em minúsculo (ex.: Diretor substituto).
- C Interino é aquele nomeado para ocupar transitoriamente cargo público durante a vacância, e o termo deve ser utilizado depois do nome do cargo, sem hífen, sem vírgula e em minúsculo (ex.: Diretor interino).
- D Interino é aquele nomeado para ocupar transitoriamente cargo público durante a vacância, e o termo deve ser utilizado depois do nome do cargo, com hífen, sem vírgula e em minúsculo (ex.: Diretor-interino).