Questões de Organização e Metodos (Secretariado)

Secretariado Atribuições | Organização e Metodos

Prefeitura de Arapiraca-2 - Secretária - IBAM (2025)

Consolida boas práticas para garantir autenticidade, integridade e rastreabilidade de livros de atas, portarias e memorandos no âmbito escolar, considerando também a conversão digital válida:

A termo de abertura e/ou encerramento, numeração sequencial, protocolo e assinatura da autoridade, com guarda e digitalização, seguindo requisitos arquivísticos.
B rubrica apenas da abertura e do encerramento, com termo opcional, e digitalizar em PDF simples com carimbo da escola, sem necessidade de metadados ou registro de protocolo.
C dispensa da numeração de páginas quando houver encadernação definitiva, autenticando por declaração da direção e substituindo os livros em papel pela versão digital.
D exigência exclusivamente da assinatura digital qualificada nos arquivos eletrônicos, deixando de lavrar termos de abertura e encerramento no suporte físico.

Secretariado Organização e Metodos

Prefeitura de Paraíso - Recepcionista - AMEOSC (2025)

Em uma repartição pública, os servidores precisam elaborar relatórios, ofícios e planilhas de forma padronizada e eficiente. Considerando as boas práticas de utilização de editores de texto, analise as afirmativas a seguir:

I. Utilizar modelos e templates padronizados garante uniformidade nos documentos e facilita a comunicação interna.
II. Salvar os arquivos com nomenclatura clara, incluindo data e tipo de documento, auxilia na rastreabilidade e evita perda de informações.
III. Compartilhar documentos apenas por e-mails pessoais é uma prática recomendada, pois garante maior rapidez na comunicação entre servidores.
IV. Conhecer funções avançadas do editor de texto, como sumário automático, tabelas e revisão ortográfica, aumenta a qualidade dos documentos.
V. Armazenar e organizar documentos em pastas de rede ou plataforma institucional segura contribui para a preservação e proteção das informações.

Assinale a alternativa correta:

A Apenas as afirmativas I, II, III e IV estão corretas.
B Apenas as afirmativas I, II, IV e V estão corretas.
C Apenas as afirmativas I, III, IV e V estão corretas.
D As afirmativas I, II, III, IV e V estão corretas.

Secretariado Administração Pública | Organização e Metodos

Prefeitura de Maravilha - Secretário de Escola - Prova UNO Chapecó (2025)

Durante uma auditoria interna, a gestão de uma escola estadual identificou inconsistências nos registros escolares: divergências entre os históricos emitidos e os diários de classe, ausência de numeração sequencial em atas de resultados finais e arquivamento de documentos sem o devido protocolo de entrada e saída. Com base nas normas de gestão administrativa e nos princípios que regem o funcionamento da secretaria escolar, qual ação deve ser priorizada para garantir a fidedignidade, rastreabilidade e segurança jurídica dos atos escolares?

A Implantar um sistema de protocolo e controle de documentos com registro sequencial, identificação do responsável pelo lançamento e integração aos diários de classe e históricos escolares.
B Criar um sistema de rodízio entre os servidores da secretaria para emissão de documentos, permitindo maior agilidade, ainda que os registros sejam realizados de forma manual e descentralizada.
C Exigir que os professores assumam a responsabilidade direta pela elaboração dos históricos escolares, já que são eles que registram as notas nos diários de classe.
D Substituir os livros de atas e históricos escolares por planilhas eletrônicas simples, sem numeração sequencial, visando reduzir o acúmulo de papel e facilitar alterações posteriores.

Secretariado Atribuições | Organização e Metodos

Prefeitura de Maravilha - Secretário de Escola - Prova UNO Chapecó (2025)

Nos processos de gestão de pessoas em secretarias escolares, a organização e a distribuição de funções impactam diretamente na eficiência administrativa e na qualidade do atendimento à comunidade escolar. Nessa perspectiva, analise as asserções a seguir:

I.A definição clara de funções e responsabilidades para cada membro da equipe da secretaria escolar é essencial para evitar sobrecarga de trabalho e conflitos internos.
PORQUE
II.A redistribuição de tarefas e a capacitação continuada dos profissionais garantem que todos desempenhem suas funções de forma adequada, contribuindo para a produtividade e a eficiência do setor.

A respeito dessas asserções, assinale a opção correta:

A As asserções I e II são proposições falsas.
B A asserção I é uma proposição verdadeira e a II é uma proposição falsa.
C As asserções I e II são proposições verdadeiras e a II é uma justificativa correta da I.
D A asserção I é uma proposição falsa e a II é uma proposição verdadeira.

Secretariado Administração Pública | Organização e Metodos

Prefeitura de Maravilha - Secretário de Escola - Prova UNO Chapecó (2025)

Durante o período de rematrícula, a Escola Municipal Caminho do Saber identificou falhas no atendimento aos responsáveis, como perda de documentos e duplicidade de registros. A equipe diretiva decidiu revisar o fluxo de trabalho da secretaria escolar. Considerando as boas práticas de gestão documental, controle de processos e atendimento administrativo, qual medida contribui para a melhoria desse processo?

A Priorizar atendimento verbal e informal, dispensando registros escritos, para acelerar a comunicação com os responsáveis.
B Centralizar todas as etapas na figura do diretor, eliminando a participação da equipe administrativa para aumentar a autoridade.
C Reduzir etapas do fluxo de trabalho para agilizar o atendimento, mesmo que comprometa a conferência e a integridade dos dados.
D Implementar um fluxo de trabalho formal, com checklists, divisão de tarefas, registro em sistema informatizado e arquivamento organizado, garantindo integridade, rastreabilidade e confiabilidade dos registros.