Notação
Notação em Arquivologia para Concursos Públicos
Definição
Notação em Arquivologia refere-se ao sistema de símbolos, códigos ou convenções utilizados para identificar, organizar e localizar documentos e dossiês em um arquivo. É um elemento essencial para a recuperação eficiente da informação.
Finalidades
- Identificação única: Atribui um código exclusivo a cada documento ou unidade de arquivamento.
- Ordenação lógica: Facilita a disposição física e intelectual dos documentos.
- Recuperação ágil: Permite localizar informações rapidamente, especialmente em grandes acervos.
Tipos de Notação
- Numérica: Sequência de números (ex: 01, 02, 03). Pode ser simples ou combinada (subdivisões com pontos ou traços).
- Alfabética: Uso de letras (ex: A, B, C ou AA, AB).
- Alfanumérica: Combina letras e números (ex: A1, B2).
- Simbólica: Utiliza caracteres específicos (como em classificações temáticas).
Princípios para Concursos
- Simplicidade: Códigos devem ser fáceis de entender e aplicar.
- Consistência: Seguir padrões predefinidos para evitar ambiguidades.
- Expansibilidade: Permitir acréscimos sem reorganização total.
- Relacionamento com o arranjo: A notação deve refletir a estrutura do sistema de classificação adotado.
Aplicação em Sistemas de Arquivos
Usada em planos de classificação, tabelas de temporalidade e instrumentos de pesquisa. Em concursos, é comum questões sobre:
- Interpretação de códigos em exemplos práticos.
- Diferença entre notação e indexação.
- Relação com normas como a ISO 15489.
Dica para Provas
Memorize exemplos de notação em diferentes contextos (pasta 005.2.1 = Grupo 005, subgrupo 2, item 1) e atente para termos como "código de referência" (que incorpora a notação).