As S.A. (ou companhia), que se caracteriza por seu capital dividido em partes iguais chamadas ações (os proprietários, geralmente em grande numero, são denominados acionistas) deverá publicar as Demonstrações Financeiras no Diário Oficial e em outro jornal de grande circulação editado na localidade onde se situa a empresa. Todos os atos previstos na legislação societária deverão ser arquivados no registro de comércio.
A Ltda., que se caracteriza por seu capital divido em quotas (os proprietários, geralmente em pequeno número, são denominados sócios ou quotistas), não precisa publicar em jornal, deverá apresentar as demonstrações financeiras como o Imposto de Renda através do preenchimento da declaração do Imposto de Renda ou para atender o Código Civil.
As sociedades ou conjunto de sociedades, sob controle comum, que tiver no exercício social anterior ativo (a soma dos Bens e Direitos) total superior a 240 milhões de reais, são consideradas sociedade de grande porte. Aplicam-se a essas sociedades, ainda que não constituídas sob a forma de sociedade por ações (as grandes Ltdas.), as disposições da lei, sobre escrituração e elaboração das demonstrações financeiras. (MARION, 2009, p. 47).
A Lei das Sociedades por Ações estabelece que todas as empresas elaborem, a cada 12 meses, com base em seus lançamentos contábeis, as demonstrações financeiras. Esse período é denominado exercício social.
Normalmente, para atender à legislação do Imposto de Renda, as empresas adotam o ano civil de janeiro a dezembro, efetuando o encerramento das demonstrações financeiras no último dia de exercício (31 de dezembro) com o Balanço Patrimonial e a Demonstração de Resultado do Exercício.
Contudo, pela legislação do Imposto de Renda, só as empresas com seus resultados tributados baseados em lucro contábil ajustado (lucro real) é que deverão elaborar as demonstrações financeiras exigidas pela legislação comercial, seguindo parte dos dispositivos da Lei da Sociedade por Ações, para atender a exigências fiscais. Em sua maioria, as demais empresas, como as micro e as pequenas, estão dispensadas pela legislação fiscal da escrituração contábil, limitando-se a apresentar o razão unificado das contas Caixas e Bancos Conta Movimento, denominado Livro Caixa.
Segundo a Lei das Sociedades por Ações:
Art. 175. O exercício social terá duração de 1 (um) ano e a data do término será fixada no estatuto.
Parágrafo único. Na constituição da companhia e nos casos de alteração estatutária o exercício social poderá ter duração diversa.