A Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências, estabelece que a eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência. O Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), órgão vinculado ao Arquivo Nacional, tem a competência de estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivos. Nesse sentido, o CONARQ publicou as Resoluções nº 40 e 44, que dispõem sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do SINAR.
Assim, sobre os procedimentos para eliminação de documentos públicos, é INCORRETO afirmar:
- A A listagem de eliminação de documentos elaborada pelas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos (CPAD) dos órgãos e entidades da administração pública deve ser encaminhada para análise e aprovação do Arquivo Nacional antes da publicação do Edital de Ciência de Eliminação de Documentos.
- B Após efetivar a eliminação, os órgãos e entidades deverão elaborar o Termo de Eliminação de Documentos, que tem por objetivo registrar as informações relativas ao ato de eliminação, não sendo obrigatório dar publicidade em periódico oficial, devendo ser dada publicidade em boletim interno ou, ainda, no próprio portal ou sítio eletrônico.
- C A listagem de eliminação de documentos elaborada pelas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos (CPAD) deverá ser submetida à autorização dos titulares dos respectivos órgãos e entidades da administração pública.
- D A eliminação de documentos que não constarem da tabela de temporalidade e destinação de documentos será realizada mediante autorização excepcional da instituição arquivística pública, em sua esfera de competência.
- E A eliminação de documentos deve ocorrer de forma que seja prevista a sua descaracterização, visando à garantia da preservação de dados e informações pessoais.