A redação oficial deve obedecer às regras da norma culta e aos princípios estabelecidos pelos manuais oficiais. Desse modo, para dirigir-se aos chefes de Poder, utiliza-se a expressão “Excelentíssimo” ou Excelentíssima”, seguida do cargo respectivo. As demais autoridades :
- A poderão ser tratadas pelo nome mais conhecido, seguido da expressão Meu Senhor ou Minha Senhora.
- B serão tratadas apenas pelo cargo que ocupam, sem nenhuma outra expressão.
- C receberão o vocativo Senhor ou Senhora, seguido do cargo respectivo.
- D jamais deverão receber o tratamento de Senhor ou Senhora, pois não se reconhece o estado civil delas.
- E Também devem ser tratadas com a expressão “Excelentíssimo” ou “Excelentíssima”.