Questões de Transferência / Recolhimento (Arquivologia)

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Com relação às técnicas de arquivamento, definimos arranjo como:
  • A O modo de organização dos documentos de valor secundário no arquivo permanente.
  • B A passagem dos documentos do arquivo corrente para o permanente ou do arquivo intermediário para o permanente.
  • C A passagem dos documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário.
  • D O cumprimento do prazo determinado pela tabela de temporalidade do arquivo e, posteriormente, da sua destinação final.

Quando um documento passa do arquivo intermediário para o permanente, dizemos que houve:

  • A Um acesso de documentos.
  • B Um acondicionamento de documentos.
  • C Uma transferência de documentos.
  • D Um recolhimento de documentos.

Segundo os “Princípios de acesso aos arquivos”, do Conselho Internacional de Arquivos, as instituições custodiadoras de acervos arquivísticos devem assegurar “que restrições de acesso sejam claras e de duração determinada, baseadas em legislação pertinente”; e devem, ainda, reconhecer o direito à privacidade e respeitar os direitos dos proprietários de documentos privados. Para que seja mantido o respeito ao cumprimento de direitos para as várias partes envolvidas no acesso aos documentos de arquivo, constitui uma boa prática no acordo entre produtores e custodiadores de arquivos estabelecer as condições de acesso:

  • A após a transferência de custódia de arquivos para a instituição de guarda, quando os instrumentos formais já estiverem sido validados.
  • B antes ou durante os procedimentos de transferência de custódia de arquivos para a instituição de guarda, para que constem dos instrumentos formais validados.
  • C antes, durante ou após os procedimentos de transferência de custódia de arquivos para a instituição de guarda, pois o momento no qual os acordos são feitos é irrelevante e não precisam constar em listas de recolhimento e termos de doação
  • D não é necessário que sejam realizados acordos com relação ao acesso a documentos de instituições públicas.
  • E em caso de arquivos privados, antes e durante os procedimentos de transferência de custódia de arquivos para a instituição de guarda. Nesse caso, os instrumentos formais são facultativos.

Constitui um instrumento importante para a gestão de documentos para fins de destinação de documentos ao arquivo permanente:

  • A o tesauro.
  • B o termo de encerramento.
  • C a tabela de temporalidade.
  • D o código de classificação.
  • E o termo de recolhimento.
Para que a manutenção assertiva dos arquivos ativos e inativos seja realizada, é importante promover constante e frequente atualização dos arquivos. Nesse sentido, assinale a alternativa que descreve corretamente os tipos de transferências de documentos ou papéis de um arquivo para outro.
  • A As transferências periódicas são as mais recomendáveis, porque mantêm em ordem os arquivos ativos.
  • B Na transferência periódica, as transferências podem ser feitas no mesmo instante em que se arquiva ou se consulta um documento qualquer.
  • C Para a transferência permanente, as transferências são efetuadas em intervalos predeterminados, para os arquivos inativos, dependendo da frequência de uso.
  • D Transferências permanentes são transferências realizadas em intervalos irregulares, conforme o planejamento do estabelecimento.
  • E A transferência diária é realizada normalmente quando o acúmulo de papéis no arquivo ativo é tão grande que chega a atrapalhar o bom andamento do serviço.