Questões de Organização de Arquivos / Métodos de Arquivamento (Arquivologia)

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A respeito de protocolo e arquivo, julgue o item.


A posição em que são dispostos os documentos, e não a forma dos móveis, distinguirá os tipos de arquivamento (horizontal ou vertical). No tipo horizontal, os documentos são dispostos um atrás do outro, permitindo sua rápida consulta.

  • Certo
  • Errado

Segundo Paes (2012), entre os métodos básicos de arquivamento, está o método alfabético, que é o mais simples. O arquivamento de nomes de pessoas físicas obedece a determinadas regras de alfabetação e considera-se o último sobrenome e depois o prenome. Assim sendo, assinale a alternativa que apresenta regra de alfabetação INCORRETA.

  • A Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco são considerados parte integrante do último sobrenome. Ex.: Henrique Almeida Filho, arquiva-se: Almeida Filho, Henrique.
  • B Os títulos são considerados na alfabetação. Ex.: Professor André Pereira, arquiva-se: Professor Pereira, André.
  • C Os artigos e preposições não são considerados. Ex.: Ricardo do Couto, arquiva-se: Couto, Ricardo do.
  • D Os sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam. Ex.: Paulo Villa-Lobos, arquiva-se: Villa-Lobos, Paulo.
  • E Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhóis e orientais. Ex.: Winston Churchill, arquiva-se: Churchill, Winston.
Método de arquivamento é um plano preestabelecido de colocação dos documentos que visa proporcionar a facilidade de guarda e pesquisa. No trabalho secretarial, os métodos de uso mais comuns são: Alfabético, Geográfico, Numérico (simples, cronológico, decimal...) e por Assuntos. Analise as afirmativas.
I. Método Alfabético – Consiste na organização do material tendo por base o nome de uma pessoa ou empresa, constante do documento ou material que será registrado (neste caso o nome passa a ser o elemento principal de classificação) e depois colocado em sequência alfabética. II. Método Numérico – Nesta modalidade de arquivamento, a consulta é indireta, pois há necessidade de se recorrer a um índice auxiliar alfabético que remeterá ao número sob o qual a informação foi arquivada. O Método Numérico pode ser simples, cronológico e por indexação. III. Método por Assuntos – Sua aplicação requer planejamento prévio. Também conhecido por método específico, é um dos mais perfeitos métodos de arquivamento, pois é o único a recuperar os documentos segundo o seu conteúdo. IV. Método Geográfico – Este método de arquivamento é do sistema direto, pois a consulta é feita diretamente no arquivo. É muito utilizado nos casos de empresas que mantêm correspondência com filiais e ainda para firmas que trabalham com reembolso postal, transporte de cargas e mercadorias etc.
Marque a opção que apresenta as afirmativas CORRETAS.
  • A I – II – III – IV.
  • B I – III – IV
  • C II – III.
  • D I – IV.
  • E III – IV.

Quanto à organização de arquivos, um dos métodos bastante utilizados é o alfabético. Porém, quando há uma certa complexidade no arquivamento, os nomes podem ser associados a cores. O nome desse método padronizado é

  • A iconográfico.
  • B mnemônico.
  • C variadex.
  • D rôneo.
  • E soundex.
O método de arquivamento segundo o qual prevalece a classificação pelos assuntos básicos, ou temas que possibilitam mais decomposições é o:
  • A Dicionário
  • B Enciclopédico
  • C Unitermo
  • D Duplex
  • E Numérico dígito-terminal.