O primeiro elemento que caracteriza uma carta comercial, é o tipo do papel. A folha deve ser timbrada ou ter cabeçalho, com informações impressas da empresa. Essas informações são nome, endereço e logotipo. A carta comercial pode ser enviada pelos correios, e-mail ou fax.
O que deve ser levado em consideração ao escrever a carta comercial:
- Clareza: o texto não pode abranger múltiplas interpretações. Ele precisa ser direto e coeso, para que o acordo não prejudique nenhuma das partes.
- Estética: como o documento se trata de um acordo que envolve o corporativo e possíveis clientes, o papel precisa estar bem organizado e limpo.
- Linguagem: a escrita precisa ser formal e impessoal.
Como esse é um documento com caráter oficial e que muitas vezes envolve operações financeiras, precisa ser bem elaborado e ter característica própria.
Sendo assim, a carta comercial precisa diferir em absoluto de uma carta normal. Apesar de ser mais séria, a carta comercial não precisa ser longa, mas sim assertiva e direta.
Elementos da Carta Comercial
Alguns elementos são fundamentais para oferecer à carta comercial uma roupagem específica. São eles:
Sistema de bloco: os parágrafos não precisam estar marcados, e o texto deve ser alinhado à esquerda.
Sistema de encaixe: o texto deve estar estruturado do início ao fim usando pauta dupla.
Organização dos parágrafos: a carta comercial deve ser discorrida da seguinte forma: introdução, comunicação e encerramento. Faz parte da introdução: data e local, endereço interno e referência.
Linguagem
Na hora de escrever uma carta comercial, é muito importante lembrar que a linguagem coloquial deve ficar de lado. A intenção da carta comercial é transmitir uma mensagem pessoal formal, que não foi possível ser passada presencialmente.
Apesar dessas características, a carta comercial precisa atrair a atenção do leitor e convencê-lo, para isso precisa ser empática.
O tom que a carta é escrita também vai dizer muito. Por isso, é preciso cuidado para que este nunca seja negativo ou de descaso. O principal objetivo é motivar o leitor, conectá-lo com o produto ou com a proposta escrita.
Assim como no telemarketing, ao escrever a carta comercial o gerúndio precisa ser evitado: “estarei aguardando por seu retorno” ou “em breve estarei enviando novo produto”.
A linguagem precisa ser firme e direta, mas ao mesmo tempo empática e cordial.
Dicas para elaborar um bom texto:
A introdução deve ser escrita com uma linguagem apelativa, sempre convidando, informando e seduzindo. A escrita deve ser direta, e não deve exceder uma página.
Evite a linguagem repetitiva: explicações excessivas que ficam dando voltas. E por fim, fuja dos parágrafos longos:quanto mais breve e mais direto melhor.
Sugestões de abertura e fechamento
Abaixo, confira lista de frases cordiais que podem ser utilizadas na abertura e fechamento de uma carta comercial.
Introduções comuns na correspondência:
- Informamos que
- Desejamos cientificá-los de que
- Comunicamos a vossa senhoria
- É com satisfação que informamos
- Como solicitado em sua carta
- Solicitamos a vossa senhoria que
- Acompanhamos todas as reclamações, e atenciosamente informamos que o aparelho será trocado
- Com referência à carta de vossa senhoria
- Com relação ao anúncio publicado no
Fechos de Cortesia:
- Atenciosamente
- Grato
- Com elevada consideração
- Cordiais saudações
- Disponha
- Saudações atenciosas
- É com todo prazer
- Sua proposta será prontamente analisada
- Antecipadamente agradecemos
- Cordialmente
- Respeitosamente
Modelos de cartas comerciais
Confira a seguir três tipos de modelos de cartas comerciais:
- Proposta comercial
Salvador, BA, 29 de julho de 2019.
À (nome do destinatário)
(endereço)
Ref. Proposta Comercial
Prezados senhores,
Somos a Dual Music, empresa com mais de vinte anos de mercado, contando com grandes nomes da música brasileira (citar), razão pela qual despertamos interesse em lhes representar.
Caso haja interesse por parte da sua empresa, estamos à disposição para futuros contatos e detalhes da proposta.
Agradecemos pela atenção.
Atenciosamente,
- Modelo de recomendação de emprego
É com satisfação que recomendo sr. Luciano dos Santos por seu bom desempenho enquanto atuou como (cargo) para a empresa Produtos Alimentícios da Casa. Durante o período em que contribuiu para a mesma, desempenhou um trabalho de qualidade.
Santos trabalhou para a empresa durante três anos, e colaborou ativamente para construção de projetos e conquista de metas.
O profissional apresenta habilidades e capacidade para desenvolver a função.
Atenciosamente,
Claudia Matos, gestora direta.
- Apresentação para vaga de emprego
Digníssima empresa Produtos Alimentícios Da Casa,
De acordo com anúncio solicitado, segue meu currículo para análise.
Há cinco anos atuo na área de produtos alimentícios, desenvolvendo projetos de estratégias de consumo.
Estou fora do mercado há quatro meses, e procuro uma nova oportunidade com objetivo de colocar em prática todas as minhas experiências e habilidades.
Agradeço e coloco-me à disposição para contato pessoal.
Cordialmente,
Luciano dos Santos.
Como a carta passou a ser utilizada no Brasil
O primeiro documento caracterizado como carta que chegou ao Brasil, foi a carta de Pero Vaz de Caminha, em 1.500. O conteúdo desse documento relatava o descobrimento das novas terras e suas características.
Desde então, os brasileiros passaram a usar a carta em situações diversas, seja para fazer uma declaração de amor, para relatar saudade de um parente, no âmbito formal, com a utilização da carta comercial, e muito mais.
O advento da tecnologia não fez com que as cartas entrassem em desuso. Apesar do uso mais constante do e-mail, as correspondências escritas em papel, impressas e anexadas aos correios ainda são bastante utilizadas.
As cartas são os documentos mais antigos do mundo. O primeiro envio de carta por serviço postal que se assemelha com o que temos na modernidade, aconteceu na Inglaterra, em 1840. O Brasil foi o segundo país no mundo a utilizar o selo, em 1843.