ATA é um documento formal redigido durante encontros importantes como reuniões, assembleias e conferências, que serve para registrar e formalizar o que foi debatido. É um arquivo de comprovação que possui valor jurídico, por isso deve ser feito com muita responsabilidade, atentando-se às regras de redação.
Uma ATA é o melhor meio para anotar informações sobre o que aconteceu em um encontro formal. Portanto, ela deve ser redigida de maneira clara e resumida. Quem escreve a ATA, normalmente, é um secretário que fica responsável por assumir a função ou, na ausência, um membro eleito pela equipe pode assumir a tarefa por um período determinado.
Por ser um documento formal, a ATA requer cautela. Ela deve ser redigida de maneira que não seja possível qualquer modificação posterior, nem muitas correções. Nesse documento o uso de corretivo é proibido.
Resumindo: o que é ATA
- Documento formal;
- Escrito durante uma reunião;
- Documento de comprovação;
- Tem valor jurídico;
- Objetivo principal é registrar as informações discutidas em uma reunião;
- Inclui assuntos debatidos e os acordos feitos;
- Muito utilizada em conferências, assembleias e reuniões importantes.
Estrutura da ATA
A ATA exige uma redação técnica, por isso deve seguir uma estrutura que inclui abertura, declaração de legalidade, expediente, ordem do dia e encerramento.
- Na abertura, deve-se indicar a data, horário, local e o nome da organização que está reunida.
- A declaração de legalidade informa que houve quórum, conforme os estatutos, para a realização da reunião. Caso não haja quórum, a reunião não poderá ser realizada, mas a ata deverá ser lavrada como forma de registro.
- O expediente é o registro que informa quem participou da reunião, constando os nomes e as ausências justificadas.
- A ordem do dia é a parte central do texto, que inclui o registro das discussões e decisões ocorridas. Deve ser narrada em ordem cronológica registrando a forma de votação, se houver, e o resultado.
- Encerramento ou desfecho é a descrição dos resultados da reunião. Deve ser feito quando todos os acontecimentos já foram registrados.
Além desses pontos estruturais, a ATA segue um modelo em que não pode conter parágrafos ou alíneas; abreviaturas de palavras ou expressões e emendas ou rasuras. Quando houver numerais eles deverão ser escritos por extenso.
O modelo de redação da ATA inclui, também, o emprego do verbo no tempo pretérito perfeito do indicativo (exemplos: falou, falaram, discutiu, discutiram, concordou e concordaram).
Em nenhuma hipótese o redator pode incluir sua opinião no documento. A ATA não deve conter opinião de quem a redige, somente, de demais membros. Assim, quem a escreve atua, apenas, como intérprete.
Outra observação importante é que a ATA deve conter margens dos dois lados e deve ser formatada em editor de texto que não permita alteração, como o PDF.
Resumo: modelo de uma ATA
- Sem parágrafos ou alíneas;
- Sem abreviaturas de palavras ou expressões;
- Sem emendas ou rasuras;
- Sem uso de corretivo quando for escrita em papel;
- Com números escritos por extenso;
- Com verbo no tempo pretérito perfeito do indicativo;
- Com margens dos dois lados;
- Com formatação em editor de texto que não permita alteração.
Não tem limite de tamanho de texto para a ATA, pois ela varia de acordo com a discussão de cada reunião. Assim, encontros mais longos terão ATA mais cumprida.
É aconselhável que após a reunião a ATA seja lida em voz alta para conhecimento de todos ou enviada para o e-mail de cada membro participante do encontro.
Exemplo
Data, horário, local e objetivos:
Aos dezenove dias do mês de março de dois mil e dezenove, com início às dezesseis horas, na sala de reuniões do condomínio Mansur Moralle Biene, sito à Rua Gaspar Sadock, número cento e vinte e seis, Salvador, realizou-se uma reunião administrativa convocada pela síndica do referido condomínio, com o objetivo de discutir a contratação de mais três seguranças; de uma empresa de vigilância inteligente; a manutenção da piscina de adulto e do espaço Garden Zen e a reativação do ofurô.
O presidente, a secretária da reunião e as pessoas presentes:
A reunião foi presidida pela síndica, senhora Brenda Gomes, tendo como secretário o senhor Alberto Frankenstein. Contou com a participação de cinquenta e quatro condôminos e dois conselheiros.
Relato da reunião propriamente dita:
Inicialmente, a senhora Brenda Gomes solicitou ao vice-presidente, senhor Henrique Meirelles, que apresentasse o parecer técnico da necessidade da realização das intervenções bem como o orçamento detalhado de cada serviço.
Após serem ouvidas as variadas sugestões, a presidente da reunião solicitou que fosse votada a solicitação de demandas apresentadas, submetida às sugestões oferecidas pelos moradores presentes, para que se chegasse a um consenso, o qual foi, posteriormente, divulgado no mesmo dia, ao final da reunião. Após debatidas as sugestões apresentadas, obteve-se, democraticamente, uma conclusão, que foi aprovada por unanimidade.
Encerramento:
Nada mais havendo a tratar, foi lavrada a presente ATA, assinada por mim, Luana Pimentel, secretária, pela presidente da reunião e pelos demais presentes.
Como corrigir o erro de uma ATA
Erros devem ser evitados, ao máximo, em uma ATA. No entanto, se por motivo de força maior for necessária uma correção no texto do documento, ela deverá ser feita pelo redator por meio do emprego da partícula retificativa “digo”. Exemplo: “Aos três dias do mês de setembro, digo, de outubro, de dois mil e …”.
Quando constatar-se um erro ou uma omissão de informação depois de lavrada a ata, o redator deverá usar a expressão “em tempo”. Exemplo: “Em tempo: onde lê-se senhora Noélia, leia-se Senhora Noely”.
O que é ATA notarial
ATA notarial é um documento público formalizado por um tabelião de notas, que narra, fielmente, o que ele verifica na prova apresentada por uma pessoa.
Nesse instrumento, o tabelião exime-se de emissão de opinião, juízo de valor ou conclusão.
Uma das aplicações permitidas, recentemente, é o uso desse documento para validar conversas e arquivos de mídia de redes sociais como provas a serem usadas em um processo. Por meio da ATA notarial é possível que uma conversa no WhatsApp, por exemplo, sirva como prova judicial. Para isso, a conversa deverá ser mostrada ao tabelião que irá ler, transcrever e atestar a veracidade da informação.