A descrição de fundos, especialmente em arquivos públicos, deve adotar o tratamento sumário devido às grandes massas documentais.
O motivo dessa abordagem está diretamente relacionado às características do documento administrativo, que é peculiarmente
- A único e deve ser tratado de forma independente, sem considerar sua relação com outros registros.
- B produzido com o propósito de preservação permanente e não tem função operacional na administração pública.
- C parcial, e sua descrição deve levar em conta interpretações individuais, pois seu significado muda conforme o contexto de quem os analisa.
- D desnecessário para a gestão documental, pois sua descrição não impacta a organização dos arquivos públicos e pode ser omitida sem prejuízo à administração.
- E repetitivo e não pode ser considerado desvinculado dos demais documentos que possam retratar a dinâmica administrativa.