E-mail na Redação Oficial: Resumo
O e-mail, como gênero textual, se enquadra como documento oficial e exige linguagem formal, semelhante ao ofício. Utilizado em três sentidos: gênero textual, endereço eletrônico e sistema de mensagens.
Valor Documental
- Para ter valor documental (original), precisa de certificação digital da ICP-Brasil que ateste autenticidade.
- Destinatário pode aceitar e-mail sem certificação, mas, em caso de questionamento, é necessária a formalização por documento físico ou eletrônico com certificação ICP-Brasil.
- Órgãos públicos não podem obrigar aceitação de e-mails sem conformidade com a ICP-Brasil, salvo em casos específicos com legislação própria.
Forma e Estrutura
- Assunto: Deve ser claro e específico, refletindo o conteúdo completo da mensagem (ex: "Agendamento de reunião sobre a Reforma da Previdência").
- Local e Data: Desnecessários, pois o sistema os fornece.
- Saudação Inicial/Vocativo: Utilizar "Senhor(a)" seguido do cargo ou "Prezado(a) Senhor(a)" para outras instituições, desconhecidos ou particulares.
- Fecho: "Atenciosamente" é o padrão. Evitar abreviações e fechos informais.
- Bloco de Assinatura: Nome completo, cargo, unidade, órgão e telefone.
- Anexos: Informar o conteúdo do anexo na mensagem. Avaliar a necessidade e o tamanho do arquivo. Usar formatos seguros e editáveis quando necessário.
Recomendações
- Usar confirmação de leitura quando possível.
- Fonte: Calibri ou Carlito, tamanho 12, cor preta.
- Evitar fundos e papéis de parede eletrônicos.
- Revisar a mensagem com cuidado.
- Não usar ícones/emoticons.
- Evitar abreviações e neologismos.
- Não usar texto em caixa alta.
- Evitar imagens no corpo do e-mail, incluindo brasões e logotipos.
- Não exceder a capacidade do servidor do destinatário.