De acordo com o Manual de redação da Presidência da República, a utilização do e-mail (correio eletrônico) como forma de comunicação tornou-se usual, não apenas em âmbito privado, assim como na administração pública. Tal mecanismo é aceito como comunicação oficial, da mesma maneira que o ofício. Entretanto, para que tenha valor documental, isto é, para que possa ser aceito como documento original, é necessário:
- A existir certificação digital que ateste a identidade do remetente, segundo os parâmetros de integridade, autenticidade e validade jurídica da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICPBrasil
- B possuir a extensão oficial “gov.br”
- C assinatura digital por meio de senha pessoal intransferível
- D o simples envio registrado, sem mais nenhuma formalidade, já que, por seu baixo custo e celeridade, transformou-se na principal forma de envio e de recebimento de documentos na administração pública