O conjunto de procedimentos que valida a escrituração ao encerrar o ano letivo, assegurando consistência com a Situação do Aluno declarada ao Censo, vem a ser:
- A conforme norma da rede, arquivar diários e atas sem conferência, pois as médias lançadas no sistema já representam a vontade pedagógica das turmas.
- B conferir médias, frequência e resultados, lavrar e assinar atas de conselho e /ou encerramento, publicar os resultados conforme a norma da rede, motivar e registrar ajustes necessários e compatibilizar os dados finais com o que será declarado ao Censo Escolar.
- C publicar os resultados conforme norma da rede e se preciso reabrir o sistema para ajustes ilimitados de notas após a publicação dos resultados, deixando a justificativa para eventuais recursos.
- D conferir médias, frequência e resultados e transferir para a coordenação pedagógica, pois a secretaria não integra o ato acadêmico sendo apenas responsável pela parte administrativa e burocrática da escola.