No levantamento da produção documental, poderão ser reunidas informações básicas, não somente sobre a documentação que é produzida, mas também referentes ao trâmite, à organização, à frequência de consultas e aos prazos de usos e prescrição. O órgão/entidade, ao realizar o levantamento da produção documental, deverá observar as seguintes etapas:
- A Identificação de vocabulário controlado e avaliação das rotinas.
- B Pesquisa na legislação em vigor, entrevistas e aplicação de formulários e processamento e análise dos dados.
- C Seleção dos materiais, aquisição e descarte.
- D Planejamento e avaliação de produtos e serviços.