Entre as várias definições do vocábulo “protocolo” constantes do dicionário on-line de português, há duas que mais se ligam ao gerenciamento da informação e à gestão de documentos. São elas: ata, nota ou registro dos documentos governamentais, dos atos oficiais, da correspondência de um governo ou tribunal, de uma empresa, universidade etc.; subdivisão de uma repartição pública (ou empresa privada) em que se registram e se recebem os requerimentos, documentos ou processos. O serviço de protocolo nas repartições públicas é enorme, uma vez que é por meio dele que os papéis transitam, isto é, entram, são registrados, saem ou são arquivados. No protocolo, qualquer documento é recepcionado, registrado, numerado, carimbado e, em seguida, enviado a seu destino, conforme o seu teor ou a sua necessidade. Não faz(em) parte dos serviços do protocolo
- A receber toda a correspondência.
- B separar a correspondência oficial de caráter ostensivo, ou seja, aquela que pode ser aberta e mostrada, abrindo-a e lendo-a para verificar se existem antecedentes dessa correspondência no arquivo e, se houver, providenciar para que sejam agrupados.
- C abrir e ler toda a correspondência particular para melhor distribuí-la a seus destinatários.
- D carimbar o documento no espaço reservado para tal fim (de preferência com um carimbo que inclua a data e o número de protocolo) e registrar para onde o documento será encaminhado e o código atribuído a ele quando foi classificado.
- E encaminhar os papéis ao setor responsável por arquivá-lo, quando necessário.