Os documentos estreitamente vinculados aos fins imediatos (administrativo, fiscal, legal) que determinaram sua produção ou recebimento no cumprimento de atividades e se encontram junto aos órgãos produtores/acumuladores em razão de sua vigência e da frequência com que são consultados por eles, estão em arquivo:
- A permanente ou 1ª idade.
- B intermediário ou 3ª idade.
- C corrente ou 1ª idade.
- D corrente ou 2ª idade.
- E permanente ou 3ª idade.