Segundo Rodriguez (2005), a ata é um documento que contém o registro exato e metódico das deliberações adotadas em uma reunião. Este documento pode ser caracterizado por
- A incluir rodapés ou notas de explicação para todos os termos técnicos, a fim de esclarecer os leitores que não conhecem o assunto
- B ser uma síntese simples e menos formal, em termos de formatação e documentação, já que será assinada por todos os presentes à reunião.
- C registrar em livro especial, com a redação em parágrafos e alíneas em espaçamento duplo, sempre que houver novo tópico de discussão.
- D documentar, sem paragrafação, sem rasuras, sem palavras abreviadas, uma reunião, em hvro especial, com números escritos por extenso, evitando as alíneas.
- E conter um cabeçalho e somente a assinatura do secretário ou assistente que a redigiu, após a revisão gramatical, e, principalmente, após o termo: “Cidade (Ex.: Salvador), dia/mês/ano (Ex.: 28 de junho de 2008”).