Os documentos de arquivo exigem cuidados específicos para não se deteriorarem. A luz direta, o ar seco, a umidade e a oscilação de temperatura são fatores prejudiciais aos documentos. Considerando-se que a umidade relativa do ar, no interior de um arquivo, encontra-se entre 70% e 90%, o que pode acontecer com os documentos?
Muitos arquivos têm grande parte de seus acervos danificados, pois os cuidados restringem-se ao controle de insetos, por meio de inseticidas que são tóxicos e que agridem o papel. Para evitar problemas futuros nos arquivos, recomenda-se desenvolver um programa de preservação que deve ser iniciado pelo controle preventivo de agentes patogênicos. Para isso, o programa de preservação deverá ser desenvolvido com a adoção do seguinte procedimento:
Um setor de arquivo precisa organizar os documentos das seguintes pessoas: 1) Luiz Fernando Duarte Monte Claro; 2) João Marcus Villa-Lobos; 3) Carlos Eduardo Santo Amaro; 4) Lucia Maria de Almeida; 5) Arlindo Moreira Filho. Considerando-se que são respeitadas, rigorosamente, as regras de alfabetação, como ficam organizados tais documentos?
O método de arquivamento por assunto é muito utilizado nas empresas, principalmente na administração interna e em suas atividades-fim. Esse método depende da análise e da interpretação dos documentos que revelam assuntos como
Para classificar os documentos de arquivo pelas funções e atividades, é necessário aplicar o princípio da pertinência.